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Patrocínio para eventos: Conheça dicas para atrair os melhores patrocinadores para o seu evento

12 minutos para ler
admin
Por Marketing

Você sabe como construir, planejar e apresentar uma proposta de patrocínio para eventos? Conseguir o apoiador certo pode ser um grande diferencial para o sucesso de qualquer evento.

Em 2015, os gastos com patrocínio para eventos em todo o mundo foram estimados em 54,5 bilhões de dólares. Sim, isso é muito dinheiro! 

Porém, você não pode pensar que, por haver tanto dinheiro circulando nos patrocínios para eventos, será simples conseguir um para o seu ou de sua empresa ou organização. 

Porém, saiba que a simples promessa de exposição ao público-alvo de uma empresa, em troca de patrocínio de um evento não funciona mais. O que antes era uma conversa de mão única, tornou-se uma troca complexa entre organizadores e patrocinadores.

Por isso, se você quiser ter acesso a este cenário, precisa saber bem como funciona o processo de elaboração e apresentação de uma proposta de patrocínio para eventos.

Neste artigo, você irá saber tudo o que é necessário para conseguir patrocinadores para seu evento. Veja como elaborar e apresentar a sua proposta, para conseguir o patrocinador ideal. Confira!

Porque buscar patrocinadores para o seu evento?

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Um evento, para que alcance o sucesso desejado, precisa contar com muitas coisas, como local adequado, decoração, bebidas e alimentos, atrações e infraestrutura.

E conseguir tudo isso pode envolver uma grande quantia de dinheiro, dependendo do tamanho do evento que você estiver organizando. Por isso, na hora de arrecadar fundos para a sua realização, surge a tarefa de captar patrocínios, uma missão que nem sempre fácil.

Para conquistar patrocinadores para eventos, é preciso elaborar um briefing do evento com estatísticas, valores e demais pormenores, para que a empresa investidora tenha uma ideia realista das suas pretensões. 

Afinal, somente assim será possível julgar se é vantajoso ou não patrocinar seu evento. 

Os patrocínios ajudam seu evento a atingir o máximo potencial. O dinheiro investidos de um patrocínio adiciona valor ao seu evento, fazendo com que não seja necessário passar o custo para os participantes.

Leia também: Conheça os principais canais para divulgar seus eventos

Como prospectar patrocinadores para eventos?

Definitivamente, estamos em um novo mundo, baseado em dados. Diversas ferramentas gratuitas e de baixo custo, como o Google Analytics e o Facebook Audience Insights, oferecem acesso à uma quantidade de dados sem precedentes. 

Essas ferramentas, juntamente com a proposta de valor do seu evento, ajudarão você a planejar com precisão o valor do patrocínio do evento a ser captado.

Em outras palavras, os patrocinadores esperam que você utilize os dados do evento para sustentar que ele irá atingir uma audiência qualificada e alcançará seus objetivos. 

Portanto, antes de começar a compilar uma lista de patrocinadores em potencial, reserve um tempo para conhecer os dados do evento e conhecer os dados demográficos dos participantes.

Como encontrar patrocinadores?

Atualmente, existem várias maneiras de encontrar informações sobre potenciais patrocinadores para eventos. O uso de motores de busca, redes sociais profissionais e fóruns especializados em eventos, tornaram mais fácil encontrar e pesquisar potenciais patrocinadores.

Para ver se a empresa prospectada se ajusta à proposta de valor do seu evento, veja o site deste patrocinador em potencial, o perfil do LinkedIn e as páginas de rede social. Identifique quaisquer pontos de convergência entre o público de seu evento e da empresa, para que possa mostrar a eles que seu evento é uma ótima opção de investimento.

Conhecer um possível patrocinador, antes de entrar em contato com eles, pode economizar muito tempo. Mas, o mais importante, ajudará você a criar um argumento mais convincente, na hora de enviar a sua proposta.

6 passos para captar patrocínio para eventos

1. Antes de abordar os possíveis patrocinadores

Como você viu, é preciso escolher bem as empresas que você convidará para que sejam as suas patrocinadoras. Prospectar uma quantidade de pelo menos 30 empresas, para serem abordadas com sua proposta, é uma ótima maneira de começar.

Faça uma ampla pesquisa de todas as empresas que possuem público alvo similares ao do evento que você vai produzir. 

Dica: Para otimizar essa etapa, evite perder tempo com empresas que não consideram a possibilidade de patrocinar algum evento e selecione aquelas que já possuem políticas de patrocínio.

Após listadas, entre em contato com cada uma delas. Verifique qual setor você deve abordar e se há algum agendamento a ser feito para conversar sobre a possibilidade de uma “parceria”.

Enviar um e-mail, ser original e ser apresentado para as pessoas certas são atitudes que podem contribuir para o andamento do processo. Bons contatos também são essenciais para conseguir bons patrocinadores. Assim, invista no seu networking: conheça pessoas influentes da sua área e peça indicações.

2. Está na hora de apresentar a proposta para o patrocinador

Quando você for conversar com uma empresa sobre esse assunto, é muito importante conhecer antecipadamente o perfil da mesma, quais são seus produtos ou serviços, quais os objetivos e o público-alvo do negócio. 

Com base nisso, você poderá montar um projeto que ofereça retornos realmente úteis ao patrocinador e, assim, interessá-lo.

Além disso, muitos pensam que falar de maneira formal e carregada de jargões agrega valor e credibilidade ao discurso, mas isso não é verdade. Afinal, o patrocinador está interessado nas vantagens da parceria e esse deve ser o foco da sua fala.

Ou seja, o conteúdo apresentado é muito mais interessante do que o formato no qual ele será apresentado. 

3. Na proposta de patrocínio para evento, fale de quem é você

O conhecimento e a confiança com que você irá se apresentar pode ser um fator decisivo para a tomada de decisão do investidor. Ninguém quer investir tempo e recursos em algo incerto. 

Portanto, para alguém aceitar ser patrocinador, é preciso que tenha certeza da seriedade da sua produção de eventos e da capacidade que ela tem de alcançar suas metas. 

Dedique tempo e seja bastante profissional na hora de montar sua proposta e se apresentar.

Não esqueça de ser cuidadoso com a sua aparência e investir no seu knowhow. Um produtor de eventos deve transmitir ciência sobre o que faz para que o patrocinador acredite e compre a ideia.

Leia também: Programação de Eventos – Como criar a melhor experiência para o público?

4. Apresente o planejamento do evento

Para o patrocinador, o que mais interessa é saber o que ele ganhará em troca, se patrocinar seu evento. Afinal, essa parceria só funciona se os dois lados tiverem benefícios. 

Então, explicite tudo o que você pode oferecer a ele, como: mais visibilidade, aparecimento na mídia, promoção da marca, aumento de vendas, ganho de clientes e divulgação de produtos.

Depois de apresentadas as vantagens do patrocinador, mostre objetivamente como ele pode contribuir com o evento. Deixe claro quais as cotas de patrocínio você disponibilizou.

O ideal é que você receba incentivo financeiro, mas isso nem sempre é possível. Portanto, ofereça outras opções de recursos que o patrocinador poderá fornecer.

Tais como uma atração relacionada ao evento, impressão de banners ou cartões, presentes de lembrança aos convidados, notícias em veículos de comunicação.

5. Não se esqueça de falar de números!

Não adianta você fazer um ótimo planejamento, sério e viável, se ele não tiver uma apresentação que capte a atenção do possível patrocinador. 

Por isso, a apresentação do seu projeto deve ser clara, pontual, de modo que a pessoa possa ler rapidamente. Slides podem ser utilizados nesse sentido, pois demonstram que você se dedicou à preparação da apresentação. 

E, se a apresentação da proposta já foi feita com seriedade e profissionalismo, é mais fácil do patrocinador acreditar que o evento será dirigido da mesma forma.

É importante detalhar nitidamente os custos envolvidos e mostrar um calendário bem elaborado de aplicação e retorno dos investimentos. Faça um orçamento detalhado para ajudar. 

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6. Pós-apresentação: o que fazer?

Após a reunião com o possível patrocinador, ainda existem algumas atitudes importantes que você pode realizar, para garantir que ele participe do seu evento. 

Para fazer esse follow up, trabalhe dois fatores:

  • Seja atencioso e empático para que ele se sinta à vontade na hora de esclarecer todas as dúvidas e, por consequência, garantir que você tenha a oportunidade de responder às objeções que serão feitas;
  • Encaminhe materiais de apoio como flyers, fotos e novas apresentações. Deixe-o informado sobre os avanços da produção do evento e mudanças no planejamento.

Como montar a sua proposta de patrocínio para eventos 

O objetivo da sua proposta de patrocínio para eventos é descrever o que você discutiu em suas conversas exploratórias e demonstrar o valor que você pode oferecer a um patrocinador.

Aqui estão os componentes essenciais a serem considerados ao elaborar sua proposta:

  • Comece com objetivos

Comece por delinear os principais objetivos e iniciativas de marketing do patrocinador que você já discutiu e acordou. 

Confirme as medidas de sucesso e mencione brevemente o valor que seus patrocinadores obterão com essa oportunidade. Isso demonstrará que você tem os interesses do patrocinador no cerne da sua proposta de valor.

  • É hora do pitch de apresentação do evento

Depois de reiterar o que é mais importante para o patrocinador, é hora de apresentar sua oferta. 

Sua oferta deve estar alinhada aos objetivos do patrocinador e fornecer uma descrição detalhada do que eles receberão em troca, incluindo a forma como eles terão o retorno do investimento.

  • Incentive o feedback

A próxima seção da sua proposta deve solicitar feedback do seu patrocinador. Pergunte o que eles gostaram ou não em sua proposta, ou se eles têm alguma preocupação sobre o patrocínio. 

Isso convence o patrocinador a continuar negociando os termos da sua proposta e evitando as objeções a ela.

  • Peça uma resposta e dê um prazo

Os prazos criam o medo de perda no patrocinador em potencial, os incentivando a serem proativos em relação à sua resposta. 

Considere contar a um patrocinador sobre um desconto nas cotas de patrocínio para quem adquiri-las mais cedo, ou que você já está discutindo oportunidades com um concorrente para criar o sentimento de urgência.

Como definir as cotas de patrocínio para seu evento?

Dependendo do modelo do seu evento, as cotas de patrocínio podem superar a receita das inscrições ou ingressos e ajudar o organizador a cobrir seus custos fixos.

Desta forma, o primeiro ponto a ser definido é quanto o organizador pretende arrecadar com patrocínios. Após definir o valor, é preciso dividir esse montante em cotas de patrocínio, para facilitar as negociações.

Estas cotas precisam ser apresentadas aos patrocinadores em potencial. Por isso, na hora de nomear os pacotes, o mais comum é utilizar nomes de metais e minerais. Tais como bronze, prata, ouro, diamante, platina, titânio e etc. 

Mas nada o impede de optar por um modelo criativo e nomear seus pacotes de acordo com o conceito de seu evento.

Por exemplo, em um evento que se pretende arrecadar R$ 100 mil em patrocínio, é possível dividir as cotas da seguinte forma:

  • 1 cota ouro, com valor de R$ 20 mil;
  • 3 cotas prata, com valor de R$ 10 mil, cada, e;
  • 10 cotas bronze, com valor de R$ 5 mil, cada.

Para diferenciar os pacotes, podemos seguir os seguintes modelos:

Pacote BronzePacote PrataPacote Ouro
Logo do patrocinador nas salas de conferência;
Logo do patrocinador na camiseta dos participantes;
Logo do patrocinador na sacola do evento;
Logo do patrocinador e link no site do evento;
Desconto em convites.
Espaço para estande;
Participação em painel;
Logo do patrocinador nas salas de conferência;
Logo do patrocinador na camiseta dos participantes;
Logo do patrocinador na sacola do evento;
Brindes do patrocinador na sacola;
Logo do patrocinador e link no site doevento;
Nome incluso em press releases e mailings;
Desconto em convites.
Espaço para estande;
Participação em painel;
Exibição de vídeo;
Logo do patrocinador nas salas de conferência;
Logo do patrocinador na camiseta dos participantes;
Logo do patrocinador na sacola do evento;
Brindes do patrocinador na sacola;Logo do patrocinador e link no site do evento;
Nome incluso em press releases e mailings;
Desconto em convites.

Conclusão

Conquistar patrocínio é uma tarefa que exige habilidade do produtor, mas lembre-se que pedir patrocínio não é pedir favor! 

Deve ser um negócio com vantagens para os dois lados e, portanto, precisa ser planejado de forma realista, objetiva e muito profissional.

Para isso, uma boa apresentação fornece credibilidade e auxílio para que você não perca o seu foco durante a reunião.

Além disso, lembre-se que o mais importante é se colocar no lugar da empresa que pretende converter para o patrocínio, pensando e deixando bem evidente no que o evento trará de vantajoso para ela.

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