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Programação de Eventos: Como criar a melhor experiência para o público?

8 minutos para ler
admin
Por Marketing

A programação de eventos é o cronograma que define as atividades, palestras, momento de confraternização e quaisquer outros momentos, que serão realizados durante um evento. Trata-se de um planejamento fundamental para garantir a melhor experiência ao público.

Tudo que envolve a criação de um evento é um grande desafio e garantir a melhor experiência, para o público que dele vai participar é apenas mais um destes desafios.

A fase da programação de eventos é decisiva para o sucesso dele. Afinal de contas, é nela que os mínimos detalhes são preparados para não haver erros. Isso inclui a criação de atividades que sejam atrativas, envolventes e marcantes para o público.

Uma preparação bem sucedida é certamente o maior e melhor marketing que o evento pode ter. Isso porque a fase pré-evento potencializa a divulgação e define a tomada de decisão do público de participar ou não participar dele.

Por isso, é fundamental seguir as dicas que daremos neste artigo, para criar e otimizar a programação de eventos que você for organizar. Confira!

O que é a programação de eventos?

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Primeiramente, é preciso entender o que é a programação de eventos, para ter consciência da sua importância e de como executá-la. De forma clara, trata-se de programar as atividades de um evento, do início ao fim dele.

Para ter uma ideia mais prática disso, pense na programação de eventos esportivos. Nesse caso, será necessário definir quais competidores participarão e em quais horas, por exemplo.

É preciso avaliar também se as modalidades serão divididas em espaços diferentes ou outros detalhes do tipo.

Já em eventos corporativos, independente do tema, geralmente haverá uma série de palestras ou workshops. Dessa forma, a programação do evento deve realizar a divisão por temas, salas/palcos para os horários mais adequados.

De fato, realizar toda essa organização e disposição das atividades entre os horários e espaços é determinante para a satisfação do público que o acompanhará. Uma programação de sucesso evita uma sala vazia de uma palestra, enquanto outra está lotada.

Há outros fatores que também devem ser considerados na programação de eventos. Entre eles:

  • A estrutura do local;
  • Os equipamentos necessários;
  • Se há ou não necessidade de um cerimonialista ou auxiliares.

São esses pequenos detalhes que devem ser pensados muito antes do evento e que irão garantir a melhor experiência para o público!

Leia também: 8 motivos para a sua empresa participar de Eventos Corporativos

Como construir a programação de um evento? Guia em 5 passos

Apesar de ser um desafio e grande responsabilidade, a programação de eventos não possui mistérios.

Ou seja, você precisa ter foco no que realmente é importante, no seu público-alvo e nos detalhes.

Para isso, confira o guia a seguir em 5 passos para ajudá-lo:

1. Antes de trabalhar a programação, defina o local do evento

Como saber de que forma separar as atividades da programação, se você não sabe o local do evento? Portanto, esse é o primeiro passo que deve ser definido antes de qualquer programação.

Para um evento com muitas palestras, por exemplo, provavelmente você precisará de mais de uma sala. Já se alternam entre palestras e workshops, é necessário uma infraestrutura ainda melhor.

Haverá espaço ao ar livre? Qual a capacidade das salas? Tudo isso é importante para o seu evento.

Para eventos onde é necessário um palco, deverá ser avaliado se há disponibilidade para isso. Já eventos corporativos com sessões de negócios podem exigir um ambiente mais privado.

Sendo assim, calcule o público estimado e a divisão dele entre os espaços. Em seguida, analise as atividades pré-programas. Assim, você poderá finalmente escolher o lugar certo e programar o evento de forma definitiva.

2. Qual o tempo reservado para o seu evento?

Organizar um evento é ser refém do tempo. Entretanto, não encare isso como algo negativo. Na verdade, a programação de eventos exige que você tenha habilidade de ajustar cada atividade ao tempo certo.

Caso o evento seja de um final de semana inteiro, com dois dias, calcule os horários em que ele funcionará.

A partir disso e dos espaços que terá para dispor entre os palestrantes convidados, avalie quanto tempo cada um terá para falar.

É importante considerar sempre um tempo a mais nessa conta. Isso porque no final das palestras pode haver perguntas e nem sempre você conseguirá seguir imediatamente para a próxima atividade. Por isso, inclua sempre um intervalo de tempo entre uma e outra.

Nessa hora você deverá considerar o que realmente valerá a pena para o seu evento. Se é trazer mais palestrantes para que falem menos tempo, como é o comum nos TED Talks, por exemplo, ou menos palestrantes para que possam falar mais.

É claro que isso dependerá da temática do seu evento, pois determinados temas podem exigir um debate maior.

3. Escolha palestrantes conforme o tema e público do seu evento

Se você está programando um evento e deseja atrair o público, saiba que é fundamental buscar algo novo para ele. Além de temas realmente relevantes e atuais, a escolha dos seus palestrantes precisa levantar debates ricos e que impactem o público.

Por isso, na programação de eventos a análise do seu público-alvo é um fator decisivo. Ao conhecê-lo e saber o que está em alta entre ele e quais os seus interesse, você correrá menos risco de cometer erros ao planejar o evento.

Uma curadoria bem feita dos palestrantes inclui até mesmo ouvir do próprio público o que ele gostaria de debater.

Para escolher os seus palestrantes, a dica é unir profissionais experientes no mercado, com aqueles que estejam criando algo novo. Além disso, se o evento for local ou regional, lembre-se sempre de dar espaço aos profissionais da região, em algum momento da sua programação.

Procurando por palestrantes para o seu próximo evento? Conheça a lista dos melhores palestrantes brasileiros.

4. Valorize o networking entre os participantes do seu evento

Muitas pessoas optam por participar de um evento justamente pelo networking que ele proporciona. Por isso, ao pensar na programação de eventos, considere esse fator.

É possível priorizar os momentos de networking entre os participantes através de ações simples. Um coffee break entre algumas palestras, ou uma sessão de meet and greet com alguns profissionais que palestraram, podem ser ótimas maneiras de fazer isso.

Dessa forma, o público começa a interagir entre si, já que é comum que ele esteja mais introspectivo nas primeiras horas.

Em especial nos eventos corporativos, o networking abre portas aos participantes, o que irá aumentar a satisfação geral deles com o evento.

5. Crie opções para a personalização da programação do evento

Caso o seu evento seja grande, preste atenção especial a essa dica. Quando há muitas atividades, é importante facilitar para que o seu público possa escolher as atividades que irá realizar, conforme o interesse de cada um.

Criar trilhas de acordo com os temas abordados é a melhor forma de fazer essa divisão. Se o evento é sobre empreendedorismo, por exemplo, divida-o em trilhas como criatividade, tecnologia, negócios, entre outros.

Dessa forma, o seu público pode acompanhar assuntos com que tenha mais afinidade e enxergar as atividades de forma mais clara.

Conclusão

Como você viu, a programação de eventos é uma das etapas mais importantes para que a melhor experiência para o público seja criada.

A partir desta etapa, será possível definir momentos de networking entre palestrantes e público, ou mesmo trilhas de eventos, apresentações e workshops, para que cada um escolha como aproveitar o evento da forma que melhor desejar.

Lembre-se: Não se esqueça de planejar a programação do seu evento conforme o local onde ele será realizado, os palestrantes que irão comparecer e o tipo de experiência que o evento quer criar.

Assim, de olho nesses detalhes e etapas da programação de eventos, será possível garantir que as pessoas sairão do evento já com a expectativa do próximo!

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